Koszt wesela na 30 osób – poradnik planowania budżetu krok po kroku

Marzycie o niezapomnianym dniu ślubu, ale przeraża Was wizja ogromnych wydatków? Rozwiązaniem może być kameralne wesele – uroczystość w gronie najbliższej rodziny i przyjaciół. Wesele na 30 osób to coraz popularniejsza opcja, która pozwala cieszyć się wyjątkowym dniem bez konieczności zapraszania setek gości i wydawania astronomicznych kwot. Mniejsza liczba gości oznacza co prawda niższy koszt wesela, ale nawet przy 30 osobach konieczne jest staranne zaplanowanie budżetu. Każda Para Młoda zadaje sobie pytanie: ile to właściwie wszystko będzie kosztować?

Odpowiedź zależy od wielu czynników – od ceny „talerzyka” w wybranej restauracji, przez koszty sukni ślubnej i fotografa, aż po drobne wydatki jak zaproszenia czy upominki dla gości. W tym poradniku przeprowadzimy Was krok po kroku przez wszystkie elementy, które składają się na koszt wesela na 30 osób. Dowiecie się, jak rozsądnie rozdysponować budżet, poznacie przykładowe kosztorysy, otrzymacie praktyczną listę kontrolną dla narzeczonych oraz garść wskazówek, jak zaoszczędzić na organizacji wesela – i to wszystko bez rezygnacji z marzeń.

Zaczynamy planowanie – tak, aby Wasze kameralne wesele było piękne, niezapomniane, a jednocześnie przyjazne dla portfela!

Od czego zależy koszt wesela na 30 osób?

Każde wesele składa się z wielu różnych wydatków. Mniejsza liczba gości co prawda ogranicza koszty, ale nadal wiele elementów będzie wymagało uwzględnienia w budżecie. Poniżej omówimy główne kategorie wydatków i czynniki, które wpływają na to, ile ostatecznie zapłacicie za kameralne przyjęcie weselne.

Sala weselna i catering – cena za talerzyk

Największym składnikiem kosztu wesela jest zazwyczaj przyjęcie, czyli jedzenie i picie dla gości oraz wynajem sali. W branży weselnej utarło się pojęcie „ceny za talerzyk”, które oznacza koszt obsłużenia jednego gościa. Typowa cena za talerzyk w 2024/2025 roku wynosi od ok. 200 do 300 zł w zależności od standardu lokalu i menu. Oznacza to, że kameralne wesele na 30 osób może kosztować za samą salę i catering od ~6000 zł (przy 200 zł/os.) do nawet 9000 zł (przy 300 zł/os.). Oczywiście znajdziemy zarówno tańsze oferty (np. mniejsze restauracje w mniej popularnej lokalizacji za 150 zł/os.) jak i droższe (ekskluzywne hotele, które liczą 350 zł i więcej za osobę).

Co dokładnie obejmuje cena „za talerzyk”? Zwykle w pakiet wliczone są: obiad z kilku dań, deser, kolacja lub przekąski na późniejszą godzinę, napoje bezalkoholowe (soki, woda, kawa, herbata) oraz podstawowa obsługa kelnerska i samo wynajęcie sali. Rzadziej w cenę wliczony jest alkohol – zazwyczaj Para Młoda musi go dostarczyć we własnym zakresie lub wykupić osobno u organizatora. Jeśli planujecie sami zadbać o alkohol, upewnijcie się, czy lokal nie pobiera tzw. korkowego, czyli opłaty za wniesienie własnych trunków (często ok. 10–20 zł za osobę). Przy 30 gościach byłoby to dodatkowe 300–600 zł, co warto uwzględnić w budżecie. Podobnie tort weselny bywa traktowany osobno; wiele par zamawia tort samodzielnie w wybranej cukierni. Mniejszy tort dla 30 osób (np. dwupiętrowy) to koszt ok. 300–600 zł.

W przypadku małego wesela ważny jest także dobór odpowiedniej sali do liczby gości. Zbyt duża przestrzeń na 30 osób sprawi, że impreza wyda się pusta, a właściciel może wymagać minimalnej liczby gości lub opłaty za niewykorzystane miejsca. Lepiej poszukać kameralnej restauracji, niewielkiej sali w domu weselnym albo rozważyć przyjęcie w plenerze (np. w ogrodzie czy wynajętym domku) – stworzy to przytulną atmosferę i pozwoli zaoszczędzić. Termin także ma znaczenie: wesela w piątek lub niedzielę czy poza szczytem sezonu (np. wczesna wiosna, późna jesień) często wiążą się z niższą ceną za osobę lub brakiem opłaty za sam wynajem sali.

Dekoracje i kwiaty

Dekoracje sali i oprawa florystyczna nadają weselu wyjątkowy klimat, ale też generują koszty. Przy 30 gościach liczba stołów będzie nieduża (np. 4–5 stołów plus stół Państwa Młodych), co oznacza, że potrzeba odpowiednio mniej kompozycji kwiatowych niż na dużym weselu. Mimo to, piękne kwiaty wciąż mogą kosztować znaczącą sumę. Przykładowo, elegancka kompozycja z żywych kwiatów na stół to wydatek rzędu 150–300 zł za sztukę w zależności od gatunków i liczby kwiatów oraz regionu. Jeśli ustawimy 5 stołów, same dekoracje kwiatowe mogą wynieść około 750–1500 zł. Do tego dochodzi bukiet ślubny (średnio 200–400 zł), butonierki dla pana młodego i świadków oraz ewentualne dekoracje w miejscu ceremonii (kościół lub USC).

Poza kwiatami warto uwzględnić również inne elementy wystroju: dekoracje stołów (świeczniki, bieżniki, ozdobne serwetki), ozdoby sali (girlandy, balony, lampki dekoracyjne), a także np. tablicę powitalną czy plan stołów. Jeśli zatrudniacie firmę dekoratorską, kompleksowe przystrojenie sali na małe wesele może kosztować od 1000 do nawet 3000 zł (w zależności od rozmachu dekoracji i wybranych materiałów). Można jednak sporo zaoszczędzić, stawiając na DIY – własnoręcznie wykonane dekoracje. Zakup materiałów (szkło, świece, wstążki, elementy dekoracyjne) i samodzielne przygotowanie ozdób może zamknąć się w kilkuset złotych. Alternatywnie, ograniczcie dekoracje do kilku efektownych akcentów zamiast dekorować każdy kąt sali – kameralne wesele samo w sobie ma urok, więc czasem „mniej znaczy więcej”.

Stroje ślubne i obrączki

Stroje Pary Młodej – czyli suknia ślubna Panny Młodej oraz garnitur Pana Młodego – to kolejne istotne pozycje w kosztorysie. Ceny sukien ślubnych mają ogromną rozpiętość. Jeśli marzycie o kreacji z najnowszej kolekcji luksusowej marki, musicie się liczyć z wydatkiem rzędu kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Wiele Panien Młodych wydaje na suknię ok. 3000–7000 zł, choć są i takie kreacje za 10 000 zł i więcej. Z drugiej strony, można znaleźć piękne suknie w bardziej przystępnych cenach – np. z poprzednich kolekcji, z salonów outletowych czy od drugiej ręki za 1000–2000 zł. Alternatywą jest wypożyczenie sukni z wypożyczalni, co kosztuje około 1000–1500 zł za dobę, ale pozwala zaoszczędzić w porównaniu z zakupem.

Garnitur ślubny dla Pana Młodego zazwyczaj jest tańszy niż suknia. Elegancki, nowy garnitur z sieciówki można kupić już za 800–1500 zł. Zakup szyty na miarę lub markowy garnitur może kosztować 2000–3000 zł. Niektórzy panowie decydują się wykorzystać garnitur, który już mają, jeśli pasuje on do rangi uroczystości – to najtańsza opcja, bo dokupuje się ewentualnie tylko nowe dodatki (koszula, krawat/mucha, buty).

Do stroju należy doliczyć akcesoria: buty (dla Panny Młodej często specjalne ślubne, 200–400 zł; dla Pana Młodego eleganckie półbuty 200–300 zł), biżuterię, welon, spinki do mankietów, bieliznę itp. Te drobiazgi potrafią łącznie pochłonąć kolejny 1000 zł lub więcej, jeśli wybieramy rzeczy wyższej klasy.

Osobną kategorią są obrączki – symbol małżeństwa, na którym nie warto przesadnie oszczędzać, bo mają służyć przez lata. Klasyczne złote obrączki to koszt około 1500–3000 zł za parę, w zależności od próby złota, wagi i marki. Jeśli marzycie o obrączkach z diamentami czy z platyny, cena może być znacznie wyższa (nawet 5000–8000 zł). Z kolei prostsze obrączki srebrne lub stalowe to wydatek kilkuset złotych, ale większość par wybiera jednak złoto jako tradycyjny i trwały materiał.

Fotografia i filmowanie

Uchwycenie najpiękniejszych chwil na zdjęciach lub filmie to wspaniała pamiątka, dlatego większość par decyduje się zatrudnić fotografa, a nierzadko także kamerzystę. Fotograf ślubny – cena takiej usługi zależy od doświadczenia i renomy wykonawcy oraz od zakresu reportażu (przygotowania, ceremonia, wesele do oczepin, dodatkowa sesja plenerowa itp.). W Polsce stawki fotografów ślubnych zaczynają się od ok. 2000–3000 zł za podstawowy pakiet (np. krótszy czas pracy lub mniej znany fotograf), a sięgają 5000–6000 zł (lub więcej) za doświadczonych fotografów z ugruntowaną renomą. W zamian otrzymacie kilkaset obrobionych zdjęć na pendrive lub w chmurze, często elegancki album lub fotoksiążkę, a czasem dodatkową sesję poślubną.

Kamerzysta nie jest niezbędny, ale wiele par decyduje się także na skrócony film lub teledysk ślubny. Koszt filmowania ślubu i wesela przez profesjonalistę to zwykle ok. 2000–4000 zł. Często firmy oferują pakiet foto + video w nieco niższej łącznej cenie.

Jeśli szukacie oszczędności, można rozważyć zatrudnienie samego fotografa bez kamerzysty, skrócenie czasu pracy (np. fotograf tylko od ceremonii do pierwszego tańca) lub poproszenie znajomego o nagranie kilku ujęć amatorską kamerą. Pamiętajcie jednak, że zdjęcia ślubne to pamiątka na całe życie – warto zadbać o ich jakość i nie zostawiać tego zadania przypadkowi.

Ciekawym dodatkiem na weselu może być fotobudka lub tzw. selfie mirror – automatyczne robienie zabawnych zdjęć przez gości. Na kameralnym weselu wynajem fotobudki na 2 godziny w zupełności wystarczy. Cena takiej atrakcji to ok. 500–1000 zł za kilka godzin zabawy i nieograniczoną liczbę wydruków zdjęć dla gości.

Oprawa muzyczna i atrakcje

Trudno wyobrazić sobie udane wesele bez muzyki. Nawet przy 30 osobach potrzebna jest oprawa muzyczna, aby goście mogli zatańczyć i dobrze się bawić. Do wyboru macie zespół weselny lub DJ-a. Zespół na żywo to większy wydatek – ceny za dobrą kapelę zaczynają się od 4000–5000 zł (niektóre renomowane zespoły potrafią zażądać nawet 7000–8000 zł za wieczór). DJ na wesele jest zwykle tańszy. Koszt usług DJ-a to około 2500–4000 zł, w zależności od regionu i dodatkowych opcji (niektórzy DJ-e zapewniają też oświetlenie parkietu, ciężki dym na pierwszy taniec itp.). Przy kameralnym weselu wiele par decyduje się właśnie na DJ-a ze względu na niższy koszt i fakt, że mniejsza przestrzeń łatwiej pomieści stanowisko DJ-a niż scenę dla całego zespołu.

Istnieją też jeszcze tańsze opcje: jeśli budżet jest bardzo ograniczony, można przygotować własną playlistę ulubionych utworów i odtwarzać muzykę z laptopa podłączonego do nagłośnienia. Wówczas warto poprosić kogoś z rodziny lub przyjaciół o czuwanie nad przebiegiem imprezy (zapowiadanie atrakcji, pierwszy taniec, oczepiny). Taka opcja niemal nic nie kosztuje, choć oczywiście nie zastąpi doświadczonego wodzireja lub DJ-a, który wyczuje gust gości.

Oprócz muzyki możecie rozważyć dodatkowe atrakcje na urozmaicenie wieczoru. Popularne opcje to np. pokaz iluzjonisty, barman serwujący kolorowe drinki, wspomniana fotobudka czy fajerwerki. Na małym weselu warto ograniczyć się do 1–2 atrakcji, aby nie przeładować programu. Koszt pojedynczej atrakcji to zazwyczaj od kilkuset do ~2000 zł (np. pokaz barmański ok. 1000–1500 zł za występ). Pamiętajcie, że goście przyszli przede wszystkim świętować Wasz związek – czasem dobra muzyka i towarzystwo wystarczą, a dodatkowe show jest tylko miłym urozmaiceniem, jeśli budżet na to pozwala.

Papeteria ślubna i upominki dla gości

Papeteria ślubna i inne drobne elementy również generują pewne koszty, chociaż znacznie mniejsze niż główne usługi. Nawet przy małym weselu potrzebne są zaproszenia ślubne dla wszystkich gości, a także dodatki papiernicze na dzień uroczystości, takie jak winietki (wizytówki z nazwiskami gości ustawiane przy stołach) czy drobne podziękowania dla gości. Choć wydatki na te elementy nie są tak wysokie jak np. na wynajęcie sali czy fotografa, warto je również uwzględnić w budżecie.

Eleganckie zaproszenia można zamówić już od ~3–5 zł za sztukę (proste wzory drukowane cyfrowo), ale bardziej efektowne projekty z dodatkami (tłoczenia, wstążki, pozłacane elementy) kosztują nawet 7–10 zł za sztukę. Przy założeniu, że potrzebujecie około 15–20 zaproszeń (często jedna koperta przypada na parę lub rodzinę), wydatek na zaproszenia ślubne wyniesie w granicach 100–200 zł. Do tego doliczyć można koszty kopert (kilkadziesiąt groszy za sztukę) oraz ewentualnej wysyłki, jeśli planujecie wysyłać zaproszenia pocztą (znaczek listu poleconego to ok. 8 zł, ale wiele par wręcza zaproszenia osobiście podczas spotkania z rodziną).

Winietki na stoły, pasujące stylem do zaproszeń, to zazwyczaj koszt ok. 1,50–3 zł za sztukę. Dla 30 gości potrzebujecie 30 winietek, więc łączny wydatek to rzędu 45–90 zł. Z kolei drobne podziękowania dla gości mogą przybrać różną formę: słodki upominek (ciasteczko, czekoladka, mały słoiczek miodu), personalizowany gadżet (breloczek, magnes) czy choćby ozdobna kartka z podziękowaniem. Koszt jednostkowy takich upominków to średnio 5–15 zł za osobę. Przy 30 osobach daje to od 150 do 450 zł. Oczywiście możecie zrezygnować z materialnych upominków na rzecz serdecznych podziękowań ustnych lub własnoręcznie przygotować drobiazgi, co obniży koszty.

Warto pamiętać również o takich detalach jak: plan stołów (tablica z układem miejsc – można ją wykonać samodzielnie lub zamówić wydruk za ~50–100 zł), księga gości (jeśli chcecie zebrać wpisy od gości – koszt ozdobnego albumu to ok. 50 zł) czy pudełko na koperty z życzeniami (ok. 50–150 zł, ewentualnie własnoręcznie ozdobione pudełko). Te niewielkie wydatki często się sumują, dlatego dobrze jest wcześniej sporządzić listę potrzebnych drobiazgów i oszacować ich łączny koszt.

Inne wydatki i rezerwy budżetowe

Poza głównymi kategoriami, w budżecie wesela trzeba uwzględnić jeszcze kilka pomniejszych wydatków oraz mieć rezerwę na nieprzewidziane koszty.

Transport Pary Młodej: Czy planujecie wynająć specjalny samochód do ślubu? Klasyczna limuzyna, zabytkowy samochód czy oryginalny pojazd (np. retro auto) to atrakcja sama w sobie. Wynajem auta do ślubu to koszt od ok. 300 zł (za standardowy model na kilka godzin) do nawet 1000–1500 zł (za luksusowe lub unikatowe auta wraz z kierowcą). Można także ozdobić własny samochód lub skorzystać z uprzejmości krewnego, który ma eleganckie auto – wtedy koszt to głównie dekoracja pojazdu (kilkadziesiąt złotych na kwiaty, wstążki).

Dojazd i noclegi gości: Kameralne wesele najczęściej organizuje się dla najbliższej rodziny i przyjaciół, którzy zazwyczaj mieszkają niedaleko. Jeśli jednak macie gości przyjezdnych, warto pomyśleć o ich zakwaterowaniu lub przynajmniej zarezerwować pulę pokoi w pobliskim hotelu/pensjonacie. Niekiedy Para Młoda pokrywa nocleg najbliższej rodzinie (np. rodzicom, dziadkom) jako gest wdzięczności. Koszt pokoju dwuosobowego w hotelu to ok. 200–300 zł za dobę. Przy potrzebie 2–3 pokoi dla gości będzie to dodatkowy wydatek rzędu 600–900 zł. Transport gości na miejsce (np. zamówienie busa) przy tak małej grupie zwykle nie jest konieczny – każdy dojedzie we własnym zakresie, ale to zależy od lokalizacji wesela i sytuacji Waszych bliskich.

Fryzjer i makijaż: Panna Młoda zazwyczaj korzysta z usług fryzjera i wizażystki w dniu ślubu. Próbną fryzurę i makijaż wykonuje się na kilka tygodni przed, a finalne – w dniu ceremonii. Kompleksowa usługa makijażu ślubnego to ok. 150–300 zł, fryzura ślubna podobnie (150–300 zł), zależnie od regionu i renomy stylisty. Łącznie należy przewidzieć ok. 300–600 zł na urodę Panny Młodej (plus ewentualnie makijaż/fryzury dla mam lub druhen, jeśli para młoda to sponsoruje). Pan Młody może zechcieć przed ślubem skorzystać z usług barbera (strzyżenie, ułożenie zarostu) – to koszt około 100 zł.

Formalności ślubne: Sama ceremonia również wiąże się z pewnymi opłatami. W przypadku ślubu konkordatowego (kościelnego ze skutkami cywilnymi) zwyczajowo daje się ofiarę dla parafii. Nie ma oficjalnej cennika, ale przyjmuje się kwoty rzędu 500–1000 zł w dużych miastach (w mniejszych parafiach często mniej, wedle uznania). Do tego dochodzi często symboliczna opłata dla organisty lub na dekorację kościoła (jeśli parafia jej nie zapewnia, a zależy Wam na przystrojeniu). Ślub cywilny w Urzędzie Stanu Cywilnego jest znacznie tańszy – opłata skarbowa to 84 zł za sporządzenie aktu małżeństwa. Jeśli jednak planujecie ceremonię cywilną w plenerze, urząd pobiera dodatkową opłatę (około 1000 zł) za dojazd urzędnika poza USC. Warto także uwzględnić koszt wyrobienia nowych dokumentów po ślubie (np. nowy dowód osobisty, prawo jazdy dla zmieniających nazwisko) – co prawda to już po weselu, ale wiąże się z wydatkiem kilkudziesięciu złotych.

Nieprzewidziane wydatki: Przy planowaniu budżetu dobrze jest zostawić sobie rezerwę finansową, np. 5–10% budżetu, na wypadek nieplanowanych kosztów. Mogą to być drobiazgi, które wyjdą "w praniu" – dodatkowe wydruki menu, parasole dla gości gdy zmieni się pogoda, przedłużenie wynajmu transportu, dopłata za nadgodziny fotografa albo np. opłata za publiczne odtwarzanie muzyki (ZAIKS, czasami wymagana, ok. 300 zł). Mając mały zapas w budżecie, unikniecie stresu, gdy pojawi się jakaś ekstra opłata tuż przed ślubem.

Przykładowe kosztorysy wesela na 30 osób

Każde wesele jest inne, ale warto zobaczyć przykładowe rozbicie kosztów, by zorientować się, jak poszczególne wydatki kształtują budżet całościowy. Poniżej przedstawiamy dwa modelowe kosztorysy dla wesela na 30 osób: wariant oszczędny (minimalistyczny, nastawiony na maksymalne oszczędności) oraz wariant standardowy (wesela średniej klasy – bez przepychu, ale też bez skrajnego cięcia kosztów). Oczywiście są to tylko orientacyjne kwoty – rzeczywiste ceny mogą się różnić w zależności od regionu Polski, wybranych usługodawców i indywidualnych preferencji. Nasze przykłady jednak pomogą Wam sprawdzić, czy o niczym nie zapomnieliście, planując własne wydatki.

Wesele na 30 osób – wariant oszczędny

Załóżmy, że Para Młoda dysponuje bardzo ograniczonym budżetem i chce zorganizować niedrogie przyjęcie dla 30 gości, jednocześnie zachowując miłą atmosferę wydarzenia. W tym wariancie wybierane są tańsze opcje lub rezygnuje się z części usług. Przykładowy kosztorys budżetowego wesela na 30 osób może wyglądać następująco:

Szacowany łączny koszt: ok. 10 tys. zł.

Jak widać, przy bardzo skromnym podejściu można zmieścić się w okolicach 10 tysięcy złotych, rezygnując z wielu płatnych usług (profesjonalnego fotografa, DJ-a, drogich dekoracji) i wybierając tańsze rozwiązania lub pomoc znajomych. Taki budżet wymaga jednak wielu kompromisów oraz zaangażowania własnego czasu i kreatywności – np. na przygotowanie dekoracji, oprawy muzycznej czy samodzielne zrobienie zdjęć pamiątkowych. Nie każda para zdecyduje się na takie ograniczenia, ale jest to możliwe.

Wesele na 30 osób – wariant standardowy

Teraz rozważmy bardziej typowy scenariusz dla wesela na 30 osób, gdy Para Młoda chce zapewnić gościom pełen komfort i wszystkie podstawowe elementy uroczystości, ale jednocześnie nie decyduje się na zbędny przepych. W wariancie standardowym wybieramy usługi ze średniej półki cenowej – nie najtańsze, ale też nie luksusowe. Oto przykładowy kosztorys wesela średniego budżetu dla 30 osób:

Szacowany łączny koszt: ok. 20 tys. zł.

W tym wariancie standardowym całkowity koszt zamyka się w okolicach 20 tysięcy złotych. Mamy tu opłaconych wszystkich kluczowych usługodawców (fotograf, DJ), przyzwoite stroje, podstawowe dekoracje kwiatowe, a nawet uwzględniony budżet na alkohol i drobne upominki. Oczywiście, wydając więcej, można pozwolić sobie na bardziej luksusowe opcje – droższą suknię, bogatszą florystykę, zespół zamiast DJ-a, dodatkowe atrakcje czy kamerzystę – co podniosłoby koszt nawet do 30–40 tys. zł lub więcej, mimo niewielkiej liczby gości. Jednak jak widać, niezapomniane przyjęcie dla najbliższych da się zorganizować za sumę rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, jeśli mądrze zaplanujemy wydatki.

Lista kontrolna planowania budżetu wesela na 30 osób

Planowanie wesela to duże przedsięwzięcie. Aby niczego nie przeoczyć, warto posługiwać się checklistą. Poniżej przedstawiamy kolejno najważniejsze kroki, które powinniście podjąć, organizując ślub i kameralne wesele na około 30 osób. Taka lista pomoże Wam zapanować nad wydatkami, terminami i logistyką.

1. Określenie całkowitego budżetu – Usiądźcie razem i ustalcie, ile maksymalnie możecie (lub chcecie) przeznaczyć na ślub i wesele. Weźcie pod uwagę własne oszczędności, ewentualną pomoc od rodziców oraz realne koszty rynkowe. Mając orientacyjną sumę całościową, łatwiej będzie rozdzielić ją na poszczególne elementy.

2. Sporządzenie wstępnej listy gości – Zróbcie listę osób, które chcecie zaprosić. Jeśli chcecie utrzymać kameralny charakter przyjęcia (np. właśnie około 30 osób), uzgodnijcie wspólnie, kogo zapraszacie na wesele. Od liczby gości zależy wybór sali i budżet na catering, więc to kluczowy krok na początku planowania.

3. Porównanie ofert sal weselnych/restauracji – Rozejrzyjcie się za miejscami odpowiednimi na przyjęcie dla Waszej liczby gości. Sprawdźcie lokale w okolicy, zapytajcie o cenę za talerzyk, dostępne menu, czy w cenie jest tort, ciasta, napoje, dekoracja sali itp. Porównajcie oferty i zarezerwujcie miejsce, które najlepiej odpowiada Waszym potrzebom oraz budżetowi (pamiętajcie o wpłaceniu zaliczki i podpisaniu umowy).

4. Wybór terminu i godziny ślubu – Zarezerwujcie termin ceremonii (w kościele lub USC). Jeśli to możliwe, rozważcie dzień poza szczytem sezonu lub inną porę tygodnia (np. piątek zamiast soboty), co czasem pozwala obniżyć koszt sali. Dopasujcie godzinę ceremonii tak, by goście mogli płynnie przejść z uroczystości na przyjęcie weselne bez długiego czekania.

5. Zatrudnienie fotografa i ewentualnie kamerzysty – Poszukajcie fotografa ślubnego, którego styl Wam odpowiada i który mieści się w Waszym budżecie. Zapytajcie o cenę pakietu dla niewielkiego wesela – może uda się np. skrócić czas pracy fotografa lub zrezygnować z albumu, by cena była niższa. Jeśli planujecie film, poszukajcie kamerzysty lub zapytajcie fotografa o polecenie. Zarezerwujcie termin u wybranych usługodawców (tu również zwykle wymagana jest zaliczka i podpisanie umowy).

6. Rezerwacja oprawy muzycznej – Zdecydujcie, czy wolicie zespół czy DJ-a. Dla 30 osób często wystarczy DJ, co jest korzystne finansowo. Posłuchajcie demo zespołów/DJ-ów, porozmawiajcie o Waszych oczekiwaniach (lista utworów, zabawy weselne) i zarezerwujcie termin. Ustalcie, czy wykonawca zapewnia własne nagłośnienie i oświetlenie. Podpiszcie umowę i wpłaćcie zaliczkę.

7. Stroje i obrączki – Rozpocznijcie poszukiwania sukni ślubnej dla Panny Młodej (jeśli szycie na miarę, trzeba to zacząć nawet na 6–9 miesięcy przed ślubem; gotowe suknie można kupić bliżej terminu, ale też z zapasem czasu na ewentualne poprawki). Pan Młody niech rozejrzy się za garniturem lub zamówi szycie na miarę. Wybierzcie i zamówcie obrączki (pamiętajcie, że grawerowanie napisu wewnątrz obrączek może potrwać kilka dni).

8. Przygotowanie zaproszeń – Gdy macie już datę, miejsce i wstępną listę gości, zamówcie lub przygotujcie zaproszenia ślubne odpowiadające Waszemu stylowi i budżetowi. Wypiszcie je starannie, zaadresujcie koperty. Dajcie sobie czas na dostarczenie zaproszeń gościom – zwykle wysyła się je lub wręcza osobiście na około 2–3 miesiące przed ślubem (w przypadku bardzo kameralnego wesela czasem wystarczy miesiąc, ale im wcześniej, tym lepiej, by goście mogli zarezerwować termin).

9. Planowanie dekoracji i kwiatów – Ustalcie, czy dekoracje sali wykonacie samodzielnie, czy zlecicie je fachowcom (florystce/dekoratorce). Jeśli zatrudniacie dekoratora, zarezerwujcie termin i omówcie wstępnie koncepcję wystroju oraz budżet. Jeśli planujecie DIY, zacznijcie kompletować potrzebne elementy (kwiaty – zamówcie w hurtowni lub u florysty na dzień ślubu, ozdoby, świeczki, materiały). Uzgodnijcie też kwestie bukietu ślubnego oraz butonierek – zamówcie je z wyprzedzeniem w kwiaciarni.

10. Dodatki papeterii i atrakcje – Zamówcie winietki z nazwiskami gości na stoły, jeśli przewidujecie usadzenie gości wg ustalonego planu. Przygotujcie plan stołów (listę kto, gdzie siedzi) do wywieszenia przy wejściu na salę. Jeśli planujecie upominki dla gości, zamówcie lub wykonajcie je na kilka tygodni przed weselem (np. personalizowane prezenciki, słoiczki z podziękowaniem, itp.). Zastanówcie się nad ewentualnymi atrakcjami – jeśli chcecie wynająć fotobudkę, animatora dla dzieci czy zamówić pokaz fajerwerków, również dokonajcie rezerwacji odpowiednio wcześniej.

11. Fryzjer, makijaż, inne usługi – Umówcie się na próbną fryzurę i makijaż ślubny dla Panny Młodej, a następnie zarezerwujcie konkretną godzinę w dniu ślubu. Jeśli planujecie inne usługi, dopnijcie te kwestie na kilka tygodni przed wydarzeniem (np. potwierdźcie rezerwację auta do ślubu, zarezerwujcie hotel dla przyjezdnych gości, zamówcie autobus jeśli ma przewieźć gości z ceremonii na salę).

12. Potwierdzenie liczby gości i finalizacja menu – Poproście zaproszonych o potwierdzenie przybycia (tzw. RSVP) na około 3-4 tygodnie przed datą ślubu. Ostateczną liczbę gości przekażcie menedżerowi sali lub restauracji najpóźniej na 10–14 dni przed weselem. Ustalcie też finalne menu oraz harmonogram podawania dań. Jeśli sala nie zapewnia tortu, zamówcie tort weselny w cukierni i ustalcie, kto oraz kiedy dostarczy go na miejsce. Uzgodnijcie kwestie alkoholu (ile butelek wódki/wina kupić lub jak rozliczyć konsumpcję, jeśli bar jest płatny).

13. Harmonogram płatności – Przygotujcie listę wszystkich płatności, które musicie uregulować przed ślubem lub tuż po nim. Sprawdźcie umowy: kiedy trzeba zapłacić resztę kwoty za salę (często dzień po weselu), kiedy rozliczyć fotografa i DJ-a (zwykle w dniu wesela lub bezpośrednio po). Przygotujcie potrzebne kwoty – czy to w gotówce w podpisanych kopertach, czy przygotowane do wykonania przelewy – zgodnie z ustaleniami z usługodawcami. Dobrze jest mieć te kwestie rozpisane wcześniej, by w ferworze przygotowań o niczym nie zapomnieć.

14. Odbiory i ostatnie przygotowania – W tygodniu przed ślubem odbierzcie wszystkie rzeczy, które muszą być gotowe: suknię po poprawkach, garnitur po przeróbkach, obrączki (jeśli były zamawiane z grawerem), zamówione dekoracje lub kwiaty (o ile nie będą dostarczone bezpośrednio na salę). Przygotujcie upominki dla gości, winietki, plan stołów i przekażcie je osobie dekorującej salę lub managerowi sali przed dniem wesela. Skontaktujcie się telefonicznie ze wszystkimi usługodawcami, aby potwierdzić terminy i szczegóły (przypomnijcie fotografowi, DJ-owi, kierowcy, florystce o ustaleniach i godzinach).

15. Cieszcie się swoim dniem! – Mając dopięty budżet i plan, w dniu ślubu możecie skupić się na przeżywaniu tych wyjątkowych chwil. Jeśli wszystko zostało dobrze zaplanowane wcześniej, wydatki są pod kontrolą i nic Was nie zaskoczy finansowo. Teraz nadszedł czas, by cieszyć się zabawą z Waszymi 30 gośćmi na kameralnym, wymarzonym weselu, które wspólnie zaplanowaliście.

Wskazówki, jak obniżyć koszty wesela na 30 osób

Organizacja ślubu i wesela to spore obciążenie finansowe, ale istnieje wiele sposobów, by urządzić wspaniałe przyjęcie i nie wydać fortuny. Oto praktyczne wskazówki, które pomogą Wam zaoszczędzić na weselu – zarówno tym małym na 30 osób, jak i większym:

• Trzymaj się ustalonej listy gości. Najprostszym sposobem na ograniczenie kosztów jest mniej gości = niższy koszt. Jeśli planowaliście kameralne wesele na 30 osób, postarajcie się nie ulegać presji, by zapraszać dodatkowe osoby. Każde kolejne miejsce przy stole to kilkaset złotych więcej (koszt jedzenia, napojów, ewentualnych upominków), więc wprowadzanie limitu i trzymanie się go jest kluczowe dla budżetu.

• Wybierz termin poza szczytem sezonu. Wesele organizowane późną jesienią, zimą lub wczesną wiosną może być znacznie tańsze niż w letnich miesiącach. Także dni inne niż sobota (np. piątek lub niedziela) często wiążą się z rabatem w wielu obiektach. Jeśli data ślubu nie jest dla Was sztywna – rozważcie wybór terminu, który pozwoli negocjować lepsze stawki za lokal i usługi.

• Poszukaj niedrogiej, lecz urokliwej sali. Nie zawsze najpopularniejsza sala weselna w okolicy jest jedyną opcją. Czasem mniejsza restauracja, wiejski zajazd czy pensjonat poza miastem zaoferuje dużo lepszą cenę za osobę. Ważne, by miejsce było dopasowane wielkością – nie przepłacajcie za ogromną salę na 150 osób, skoro zapraszacie 30 gości. Mniejszy lokal często oznacza niższe koszty, a może mieć równie świetny klimat.

• Negocjuj z dostawcami. W branży ślubnej wiele cen podlega negocjacji, zwłaszcza jeśli organizujecie wesele poza głównym sezonem albo w inny dzień tygodnia. Nie bójcie się pytać o rabaty: czy sala da niższą cenę za osobę przy mniejszej liczbie gości? Czy fotograf dorzuci sesję narzeczeńską gratis? Czy cukiernia zrobi rabat na tort, jeśli zamówicie też ciasta? Często można uzyskać drobne upusty lub dodatkowe usługi w cenie, jeśli tylko się o to uprzejmie poprosi.

• Zrób to sam tam, gdzie to możliwe. DIY to przyjaciel niedużego budżetu. Macie zdolności plastyczne? Wykonajcie własnoręcznie część dekoracji – np. udekorujcie stoły świecami i samodzielnie ułożonymi bukietami z kwiatów kupionych hurtowo. Umiecie składać grafiki na komputerze? Zaprojektujcie własne zaproszenia i wydrukujcie je tanio w drukarni online. Pamiętajcie jednak, by nie brać na siebie zbyt wiele – DIY bywa czasochłonne, więc wybierzcie 1–2 obszary, w których możecie coś zrobić sami (np. dekoracje sali, prezenty dla gości), a resztę powierzcie fachowcom lub zrezygnujcie z tego elementu.

• Wybierz DJ-a zamiast zespołu. Jeśli zależy Wam na muzyce do tańca, ale budżet jest napięty – DJ weselny będzie tańszy niż kilkuosobowy zespół. Dobry DJ rozkręci zabawę równie skutecznie, a zaoszczędzicie nawet kilka tysięcy złotych. Możecie też przygotować własną playlistę przebojów i skorzystać z pomocy kogoś bliskiego przy obsłudze – to opcja niemal bezkosztowa, choć wymaga więcej zaangażowania i nie daje takiej oprawy jak profesjonalista.

• Ogranicz alkohol i menu do potrzeb gości. Zaplanujcie rozsądnie ilość alkoholu – np. czy na pewno potrzebny jest drogi open bar z whisky i drinkami, jeśli goście głównie piją wódkę i wino? Kupcie taką ilość trunków, jaka realnie jest potrzebna (z małym zapasem). Nie przesadzajcie z liczbą dań – lepiej, by było ich trochę mniej, ale smaczne i świeże. Nie musicie mieć pięciu rodzajów mięs i dziesięciu ciast na tak małe wesele. Z doświadczenia wielu par wynika, że goście i tak nie są w stanie skosztować wszystkiego. Ustalcie z cateringiem trochę uproszczone menu – np. jedna zupa zamiast dwóch do wyboru, dwa dania główne zamiast trzech. To może nieznacznie obniżyć koszt talerzyka. Zamiast drogiego tortu z luksusowej cukierni wybierzcie smaczny, ale prostszy tort lokalny.

• Skorzystaj z talentów i zasobów znajomych. Być może wśród rodziny lub przyjaciół macie ludzi, którzy chętnie pomogą za uśmiech albo symboliczną kwotę: ktoś ma piękny samochód i mógłby Was zawieźć do ślubu, ktoś inny fotografuje hobbystycznie i zrobi Wam zdjęcia, a jeszcze inna osoba upiecze domowe ciasta na stół słodki. Oczywiście nie zawsze warto rezygnować z profesjonalnych usług, ale jeśli wiecie, że bliska osoba zrobi coś z zaangażowaniem i dobrze – możecie zaoszczędzić, korzystając z jej pomocy zamiast wynajmować obcą firmę.

• Zrezygnuj z tego, co zbędne. Pomyślcie, które elementy wesela tak naprawdę nie są dla Was priorytetem i śmiało z nich zrezygnujcie. Jeżeli np. nie zależy Wam na tradycyjnych oczepinach, możecie pominąć tę zabawę i skrócić czas pracy fotografa czy DJ-a (oszczędzając kilka godzin ich stawki). Jeśli drogie dekoracje światłem sali nie robią na Was wrażenia – darujcie je sobie. Nie chcecie księgi gości? – nie musicie jej mieć. Każdy “dodatek” kosztuje, a żadna para młoda nie ma obowiązku realizować wszystkich weselnych standardów. Skupcie się na tym, co dla Was ważne, a zbędne wydatki odpuśćcie.

• Ustalcie priorytety i tnijcie koszty w mniej istotnych obszarach. Już na początku wspólnie zdecydujcie, co jest dla Was absolutnie najważniejsze, a na czym możecie zaoszczędzić. Może zależy Wam na świetnym fotografie, ale już muzyka na żywo nie jest konieczna – wtedy zainwestujcie w lepszego fotografa, a wybierzcie tańszego DJ-a. Albo odwrotnie – jeśli kochacie tańczyć przy żywej muzyce, weźcie ulubiony zespół, ale poszukajcie fotografa z niższej półki cenowej. Inwestujcie w to, co zostanie we wspomnieniach, a ograniczajcie wydatki tam, gdzie nie odczujecie dużej różnicy.

• Bądźcie elastyczni i kreatywni. Czasem niestandardowe podejście może przynieść oszczędności. Np. zamiast drogich kwiatów ciętych postawcie na dekoracje z roślin doniczkowych (które później mogą trafić do domu) albo papierowe pompony. Zamiast wynajmu fotobudki, postawcie w rogu sali ładne tło i aparat natychmiastowy – goście sami zrobią zdjęcia. Możliwości jest wiele, a Internet pełen jest inspiracji na budżetowe rozwiązania ślubne.

Podsumowanie

Koszt wesela na 30 osób może różnić się w zależności od Waszych decyzji, priorytetów i pomysłowości. Kameralne wesele niewątpliwie pozwala zaoszczędzić w porównaniu z dużą imprezą na 150 osób, ale nadal wymaga rozsądnego planowania finansowego. Kluczem jest przygotowanie szczegółowego budżetu, uwzględnienie wszystkich elementów – od tych największych jak sala, catering, fotografia, po drobiazgi typu papeteria czy napiwki – oraz trzymanie się ustalonych założeń.

Dzięki powyższym poradom i przykładowym kosztorysom możecie lepiej zorientować się, jak rozłożyć wydatki, by zmieścić się w założonej kwocie. Pamiętajcie, że zawsze warto mieć mały zapas na nieprzewidziane okoliczności. Jeżeli marzycie o pewnych elementach (np. pięknej sukni czy określonym zespole muzycznym), postarajcie się znaleźć inne obszary, gdzie wydacie mniej – tak, aby budżet weselny zbilansował się bez stresu.

Najważniejsze jest jednak to, że dzień ślubu i tak będzie wyjątkowy niezależnie od kwoty, jaką wydacie. Często klimatu i radości nie budują wielkie pieniądze, lecz obecność bliskich, miła atmosfera i Wasze szczęście. Udane, kameralne wesele można zorganizować zarówno za 10 tys., 20 tys., jak i 30 tys. zł – liczy się dobry plan i świadome wybory. Mamy nadzieję, że nasz poradnik pomoże Wam zaplanować wymarzone wesele na 30 osób, które zachwyci gości, nie rujnując przy tym portfela. Powodzenia w organizacji oraz wszystkiego najlepszego na nowej drodze życia!

Na zakończenie zachęcamy do zapoznania się z innymi artykułami na naszym blogu, które doskonale uzupełniają tematykę organizacji ślubu i wesela – zarówno pod kątem spójności stylu, jak i praktycznych wskazówek, dzięki którym każdy detal Waszego wielkiego dnia będzie dopracowany. Jeśli szukacie inspiracji dotyczących zaproszeń, dekoracji czy upominków, koniecznie przeczytajcie:

• Jak zadbać o spójność stylu zaproszeń z dekoracją weselną – artykuł o tym, jak harmonijnie łączyć zaproszenia i wystrój, by całość prezentowała się elegancko i spójnie.
• Najczęstsze błędy w projektowaniu zaproszeń ślubnych i jak ich uniknąć – poradnik, który pomoże Wam stworzyć oryginalne zaproszenia, unikając typowych pułapek.
• Słodkie upominki dla gości weselnych – co wybrać? – propozycje upominków, które zachwycą Waszych gości i sprawią, że każdy poczuje się wyjątkowo.
• Jak podziękować za obecność na weselu – wskazówki, jak w oryginalny sposób wyrazić wdzięczność swoim gościom.
• Jak wybrać idealne miejsce na wesele plenerowe? – praktyczne porady dla par planujących kameralne, plenerowe przyjęcie weselne.

Każdy z tych artykułów dostarczy Wam dodatkowych, cennych wskazówek, które uczynią Wasze wesele jeszcze bardziej wyjątkowym i niezapomnianym. Zachęcamy do lektury i życzymy powodzenia w organizacji Waszego wielkiego dnia